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Home Office & Home Working Argentina

In Uncategorized on 7 julio 2009 at 9:49 PM
HOHWA® tiene como fin asesorar, colaborar con todos aquellos que trabajen desde sus hogares. Entendemos dentro de esta categoría a quienes hacen de su hogar su propia oficina, como aquellos que trabajan como free lancers, emprendedores o profesionales de diferentes áreas, etc. (Home Office) y a quienes trabajan para una empresa o en relación de dependencia (Home Working).

En Argentina y en otros países del mundo esta modalidad de trabajo es también conocida como TELETRABAJO.

El desarrollo de las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones facilitó nuevas formas de trabajo en las que deja de ser necesaria la presencia de los empleados diariamente en las oficinas. Como así también se abrieron nuevas posibilidades de trabajo, pudiendo trabajar remotamente para diferentes tipos de clientes con diferentes tipos de trabajo.

El avance de la tecnología en los últimos años, fue una revolución a nivel global que se vivió en millones de hogares. Se pasó de las computadoras personales que solo trabajaban con productos como office, a computadoras que con un solo click te conectan con cualquier otra computadora en cualquier lugar del mundo.

El acceso a la información es ilimitado, todos podemos saber que pasa a millones de kilómetros, todos podemos manejar la cantidad de información que queramos.

Lo mismo pasa con las telecomunicaciones, comunicarse es posible no solo personalmente, sino a través de los teléfonos móviles, videoconferencias, teléfonos remotos que usan aplicaciones web, e-mail, faxes, servicios de mensajeria instantánea, infinita cantidad de blogs y foros, y millones de sitios web que nos permiten comunicarnos, responder a sus actualizaciones, etc.

Trabajar desde el domicilio hoy en día es posible gracias a todos estos avances tecnológicos. Y las empresas lo están aprovechando, como así también todos los teletrabajadores que están implementando sus propias “Home offices”, trabajando independientemente desde sus hogares.

Para las empresas este tipo de trabajo implica una reducción importante de costos, ya que el mismo se reduce a la cobertura de la ART, al pago de Internet, y darle a sus empleados las herramientas que necesita para trabajar como notebooks, sillas ergonómicas, escritorios si fuese necesario, etc.

Para todos aquellos que trabajan bajo la modalidad de “Home Office” esto implica también el ahorro de un alquiler extra, ahorro de tiempo de traslados, mayor cantidad de disponibilidad horaria para su familia o temas personales, etc.

Existen diferentes conceptos, que sin importar si se trata de Home Office ó Home Working aplican a ambas modalidades y tiene que ver con la organización del trabajo y la instalación de una Home Office.

Resulta de suma importancia tener en cuenta diferentes aspectos del Home Working:

PREPARACIÓN
No por trabajar desde su domicilio Ud. Tiene que dejar de prepararse para el trabajo. Es bueno tener algunas rutinas y manejar una organización del tiempo que se adecue tanto al trabajo como nuestra vida personal. Pero el trabajo tiene un lugar importante en nuestras vidas y es una de las actividades más relevantes de cualquier sociedad.
Por lo que es fundamental que así trabajemos desde nuestro hogar nos preparemos para esto como lo hubiésemos hecho si trabajásemos en una oficina. Es decir, desde el baño hasta la ropa que nos ponemos es importante y forma parte de una rutina. No hay que dejarse estar solo por no tener la obligación de salir de nuestras casas.
Los primeros días de esta modalidad de trabajo puede ser que nos resulte hasta entretenido la posibilidad de poder trabajar en pijamas o con ropa de entre casa, pero a largo plazo esto no va a favorecer a nuestra imagen, ni a nuestra estima.

ESPACIO
Destinar un área de trabajo de la casa exclusivamente a oficina es lo ideal en estos casos, y de no ser posible, es importante encontrar algún lugar de la casa que sea fácilmente adecuable.
Para poder trabajar con tranquilidad, es necesario tener un lugar donde no haya ruidos externos (vecindario, tráfico) ni propios de la casa (tareas domesticas, televisión, niños jugando, etc.).
Muchos de los trabajos requieren concentración y lugares adecuados propios de las oficinas para tales fines, pero seguramente podamos adecuarnos y lograr ambos requerimientos en nuestra casa.

Dentro de esta categoría encontramos algunas sub-categorías que es importante destacar, ellas son la iluminación, la ventilación, y la electricidad.

Hay que prestar especial atención a ambas. Las personas que trabajan desde sus casas pasan mucho tiempo frente a sus computadoras, y pueden sufrir una significante fatiga visual. Por lo que una adecuada iluminación de la zona de trabajo puede ayudar a reducir este contratiempo. Lo mas recomendable es tener luz natural y complementarla con adecuada iluminación artificial, evitando que cualquiera de estas se refleje en la pantalla de la computadora.

En cuanto a la ventilación, lo ideal es tener un ambiente que pueda refrescarse con ventilación natural, y también complementarlo con frío/calor según la época del año. Pero recuerde que es necesario que no haga mucho frío ni mucho calor en su lugar de trabajo, ya que ambos en cantidad son contraproducentes. Y le pueden ocasionar molestias y hasta dificultad para trabajar.

En cuanto a la electricidad es importante que se asesore con un especialista que chequee si los enchufes, interruptores y cables de su casa se encuentran en perfectas condiciones y conservan el buen estado los elementos aislantes. Una vez que esto este chequeado coméntele donde planea instalar en su oficina y que herramientas eléctricas va a usar diariamente para que lo asesore y su “Home Office” no tenga inconvenientes eléctricos.

Otras recomendaciones: Evite tener material inflamable cerca de artefactos eléctricos, cocinas, etc. Evite fumar en su lugar de trabajo.

TIEMPOS
Ejercer el teletrabajo es un ahorro en tiempos de traslado y una ventaja al poder auto-manejarse los horarios, o por lo menos poder adecuarlos a su vida diaria.
Para aquellos empleados que trabajan bajo la modalidad del “Home Working” pueda que esta flexibilidad horaria no sea tan libre, ya que muchas veces igualmente tienen que estar “disponibles” en determinada franja horaria para su empleador, pero si tienen la ventaja del ahorro de los tiempos de traslado del hogar a la oficina que tienen los demás empleados.

Para aquellos que trabajan bajo la modalidad de “Home Office” es importante que organicen su rutina de forma tal de dedicarle a sus trabajos los tiempos que estos requieran. Claramente estos trabajadores tienen mucha mas flexibilidad horaria, pero no deja de ser importante fijar algunos horarios (como por Ej. Un horario fijo semanalmente para atender clientes, hacer llamados, reuniones etc.).

Para ambos tipos de trabajadores es sumamente importante separar los tiempos laborales de los tiempos de su familia, y es un ejercicio diario ya que muchas veces es lo mas difícil de lograr.

Tal como sucede en los trabajos en oficinas convencionales, la hora de almuerzo es de suma importancia y lo mismo debe suceder en su casa. Tómese el tiempo para almorzar, relájese en lo posible en otro lugar que no sea el que esta utilizando para trabajar. También en cuanto a la organización del tiempo es recomendable hacer pausas de 10 ó 15 minutos cada 2 horas para contrarrestar la fatiga física y mental.

Organización y Herramientas de trabajo
Cuando trabajamos en una empresa, tenemos casi todo lo necesario a mano como para poder empezar a trabajar apenas nos sentamos en nuestra silla. Pero cuando trabajamos en nuestra casa, pareciera que nos falta todo para empezar.

Una vez que ya tenemos nuestro espacio de trabajo es importante poder organizarlo de forma tal que todo lo que necesitamos este a nuestro alcance.

Lo más importante son 3 cosas: tener un escritorio o mesa adecuados, tener una silla ergonómica y tener todo lo que necesitemos para trabajar a mano.

En cuanto al escritorio, es importante que tenga una altura lógica con nuestro cuerpo de forma tal que si tenemos una computadora en el, el monitor quede a la altura necesaria para no hacer un esfuerzo ni con el cuerpo ni con la vista a la hora de trabajar, un rol fundamental en esto tiene la silla.
Recordemos que si es amplio, mejor, sino podemos utilizar una mesa o un rincón de la casa que cumpla las veces de oficina tratando siempre, que como dijimos anteriormente, no sea un lugar de paso de la casa donde nos veamos interrumpidos permanentemente.

En cuanto a la silla ergonómica, puede no ser lo mas estético para la decoración de nuestra casa, pero es necesaria para poder trabajar cómodos y evitar dolores musculares, contracturas, etc.

En cuanto a las demás herramientas estas varían según el tipo de trabajo que hagamos, pero seguro encontramos similitudes:

Computadora: cada uno decidirá cual es el mejor tipo de computadora para su trabajo, puede ser una computadora de escritorio, una notebook, una netbook o algún teléfono inteligente. Lo importante es que es si cumple un rol fundamental en nuestro trabajo y va a ser nuestra principal herramienta de uso diario, sea tecnológicamente buena y nos facilite las tareas. Recordemos que en las oficinas la gente de sistemas se ocupa de cualquier inconveniente que tengamos, pero en nuestras casas esto seria una interrupción y una perdida de tiempo y plata ya que seguramente necesitemos un técnico, arreglo, etc.

Conexión a Internet: Igualmente que como sucede con la computadora, hay que analizar cual seria la mejor conexión que podemos tener y a partir de eso, averiguar con las diferentes compañías proveedoras de Internet cuales son los costos, ventajas y desventajas de cada uno.

Back Up: Normalmente las empresas realizan los back ups de las computadoras de sus empleados de forma tal que ante cualquier inconveniente, están respaldados y no pierden la información que tienen.
Los teletrabajadores no están acostumbrados a realizar back ups, existen varias formas de realizarlo: pedir a un técnico que realice un back up del disco rígido cada determinada cantidad de tiempo, pero existen otras formas mas fáciles e igualmente útiles, como grabar en CDs todo aquello que crea conveniente, enviarse por mail todo documento que no quiera perder, o grabar en un pen drive lo que crea necesario. Recuerde que su computadora es la única que contiene la información con la que usted trabaja.

Telefonía: Lo ideal es tener una línea privada (diferente de la línea de nuestra casa) y usarla exclusivamente para el trabajo. Puede ser una línea Mobil, un teléfono fijo, o usar telefonía web (como Skype). Pero una vez mas, es una de las herramientas que requiere un análisis previo y una resolución que se adecue a nuestro trabajo.

Impresora/ Fax / Fotocopiadora: todas estas herramientas, las podemos encontrar en una impresora multifunción. Son sumamente ultimes y ocupan poco espacio, además cuenta con un scanner, que facilita mucho las cosas cuando uno trabaja a distancia. Hay que tener en cuenta que cantidad de uso le vamos a dar sobre todo a las impresiones / fotocopias para tener hojas y tonners en stock y así evitar cualquier demora que pueda surgir por falta de estas herramientas.

Útiles: Normalmente en cualquier oficina tenemos cosas como abrochadora, clips, hojas a mano, y en nuestra casa, no. Tener un pequeño stock de elementos de librería nunca esta de mas. Cuanto mas organizada este nuestra “Home office” mas fácilmente vamos a poder organizar también nuestro trabajo. Este es un listado de útiles que recomendamos tener: birome, cuaderno, resma de hojas, tonners, post it, taco de hojas, lapicero, porta taco de hojas, abrochadora, agujereadota, ganchos de abrochadora, clips, folios, carpetas, boligoma, lápiz, goma de borrar, tijera, sacaganchos, cinta scotch, pen drive y CDs vírgenes.

Kit para la notebook o PC: Algunos elementos que se venden por separado son sumamente útiles para “Home Offices”, tales como web cam, Mouse inalámbrico o inteligente, kit para notebook (Mouse + teclado numérico), protector de pantalla para evitar la fatiga visual, pen drive.

Algunos otros muebles: dependiendo en el tipo de trabajo y cantidad del mismo, hay algunos otros muebles que pueden tenerse en cuenta a la hora de organizar el trabajo. Cajoneras, bibliotecas, estantes, tacho de basura, placard, etc.

Botiquín: si trabaja desde su casa, es importante que tenga un botiquín de primeros auxilios, tal como hay en las oficinas.

Orden y limpieza: en cualquier actividad laboral, para lograr un grado de seguridad aceptable es indispensable mantener el orden y la limpieza. Para ello es necesario establecer criterios para clasificar los materiales en función de su utilidad (por Ej. tenga a mano siempre los que use con mayor recurrencia), y eliminar lo que no utiliza. Guarde adecuadamente sus útiles de trabajo y manténgalo alejado de los niños. Asigne un sitio para cada cosa, y procure que al finalizar la jornada “cada cosa este en su sitio”, en lo posible etiquete lo que crea necesario de forma tal de facilitar las búsquedas y el orden.
Cuando realice la limpieza de su “Home Office” recuerde cubrir las herramientas técnicas que tenga para evitar que se vean afectadas por polvo, sprays, u otros elementos de limpieza.

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